Legutóbbi online meetUpunk az Incorpora Magyarország és az Egyszülős Központ szervezésében arra a kérdésre kereste a választ, hogy milyen módszerekkel lehet és érdemes mérni a távoli munkavégzés hatékonyságát, illetve növelni a munkavégzés iránti motivációt?  Az esemény levonatát, lényegét foglaljuk ezúttal össze.

Az esemény az alábbi szakértőkkel zajlott:

• Győri Ildikó – pszichológus, szervezetfejlesztő, szervezettervező, közgazdász
• Schepp Magdolna – az RSM Hungary Adótanácsadó és Pénzügyi Szolgáltató HR vezetője
• Molnár Zsolt – Operational Team Leader, Sigma Technology
• Győri Eszter – az Incorpora program koordinátora
• Szőke Katalin – az Egyszülős Központ munkaerő-piaci tanácsadója

Szőke Kati felvetésére, miszerint az Egyszülősök már a Covid előtt is rég keresték az otthonról végezhető munkák lehetőségét – felmerült a kérdés, hogy mi áll egy home-office munkavégzés melletti döntés mögött céges szempontból?

Győri Ildikó reflektált erre a kérdésre. Fontosnak tartotta elmondani, hogy ez a márciusban bekövetkezett helyzet nem egy klasszikus home-office helyzet volt, hanem sokkal inkább ‘karantén-office’. Ez azt jelenti, hogy a nagyvállalatoknál bizonyos mértékben korábban is adottak voltak az otthoni munkavégzés feltételei. Ám márciusban Svédország kivételével az egész világ karanténba vonult és ez felgyorsította minden vállalatnál a home-office megvalósítását. Egy kényszerlépés volt, a vállalatoknak, hisz ,kevés kivétellel, enélkül nem maradhattak életben.

A karanténnak vége, már elgondolkodhatnak azon, hogy maradjon-e és milyen arányban tovább az otthonról dolgozás.

Ez pedig 2 dologtól függ: az egyik, hogy az adott cég a döntéshozóinak – akár külföldről hozva döntést – mi a fontos. A másik: mit hozott ki a home-office a munkavállalókból, mi az egészséges aránya a munka vs. home-office-nak, amiben a cég hatékony tud maradni.

A márciusban kialakult, minden szinten megváltozott élet nagyon nagy pszichés terhelést tett az egyének vállára:

1. Megváltoztak a munkaviszonyok: nagyrészt otthonról dolgoztak az emberek.
2. Megváltozott a gyerekek iskolai rutinja, hisz ők is otthonról tanultak.
3. Megváltozott az idős szülőket gondozók rutinja.
4. Megváltozott a közlekedési rutin
5. Nem úgy pihentünk, nyaraltunk, ahogy addig.

Ilyen erős mentális terhelés alatt, amikor a biztonságot ennyi területen el kell hagyni, az emberi agy hüllő-agyi része bekapcsol. Ez felel a túlélésért, az életért és azonnal bekapcsol, ha a biztonság eltűnik. Leállítja az agy innovációért, gondolkodásért felelős területét, a frontális lebenyt és csak azon dolgozik, hogy túléljünk. Üss, fuss, vagy lefagy. Ezt a 3 dolgot képes csinálni. Ha ennek akár agresszívebb kommunikáció, akár visszahúzódás, akár leállás terén észrevette jelét a dolgozókon a munkáltató, az bizony természetes következmény. A hüllő-agyi funkció pedig addig tart, amíg körülöttünk bizonytalanság van. Erre a vezetői megoldás az eddigieknél sokkal nagyobb mértékű pozitív visszajelzés.

Molnár Zsolt svéd hátterű cégnél dolgozik. Érdekes kérdés volt felé, hogy ennél a cégnél hogyan mérik a hatékonyságot, egyáltalán a svédség miben mutatkozott meg a Covid alatt?

Zsolt elmondta, hogy a svéd cégek jellemzően emberközpontúak, a Sigmánál is ez az egyik jelmondatuk. Náluk a home-office munkahatékonyságának vizsgálatára nem használnak ellenőrző és visszajelzést küldő programokat. Ehelyett a hatékonyságot az agilis alapokon szervezett folyamatok biztosítják.

Az agilis módszertannak 12 alapelve van, melynek egy része az otthoni munkavégzésben sokat segített.

• Náluk a technikai feltételek biztosítása, – ami az egyik első agilis alapelv -, széles körben adott volt: akár a munkahelyi monitort, széket is hazavihették a dolgozók.
• A másik agilis alapelv a változás elfogadása. Ami eddig kívánság volt – a home-office – az most kötelezővé vált. A vágyott állapot egy idő után azért tudott problémát okozni, de elfogadták a változást.
• A harmadik az: “Építs a sikerorientált emberekre!” gondolata. Talán ez a legfontosabb, mert meg kell teremteni a szükséges környezetüket és támogatni kell őket a nehézségekben. Náluk nem a szankció, hanem a napi szintű pozitív visszajelzés a motiváció.
• A következő agilis alapelv az együttműködés. Ebben a mostani helyzetben az a legfontosabb, hogy megtaláljuk azt a környezetet, ahol a közös kommunikáció folyamatosan megvalósulhat. Legyenek jól leírt folyamatok, napi szintű beszélgetések. Kellenek ceremóniák, legyen benne pl. ünneplés, ha elkészül 1-1 részfeladat.
• Még egy agilis alapelv, a közvetlen személyes beszélgetés előnyben részesítése – mint a leghatékonyabb kommunikáció – szemben pl. az e-mailek küldözgetésével. Így valós időben, jobban bevonhatóak az érintettek. Ez most nehezebb, de az online meetingek során találni rá lehetőséget.
• Nagyon lényeges, hogy önszervező tudjon lenni a csapat (így növekszik a felelősségvállalás), ehhez pedig a rendszeres reflexió, a visszajelzési kultúra az egyik legfontosabb feltétel.
• Szintén egy agilis alapelv az egyenletesen fenntartható sebesség. Ez eddig inkább arról szólt, hogy a megfelelő emberek a megfelelő időben megfelelő mennyiségű feladatot kapjanak, hogy ne legyen üresjárat. Az utóbbi időben ez inkább megfordult és arra kell figyelni, hogy ne égjenek ki a dolgozók. Ezt felmérni vezetőként egy nagyon fontos feladat.

Ildikó egy valóban izgalmas, régi-új motivációs szokásról is mesélt. Több cégnél, sőt felnőtt és gyerek közösségeknél is bevezettek egy nagyon tradicionális motiváló, jutalmazó módszert, a köszönöm-kultúrát. Ennek habitustól függően több verziója is lehet online és offline. Lehet közösen kitalált tárgy, de köszönöm-kupon is. Eddig a fenntartások ellenére is hihetetlen népszerű lett ez az összes vállalatnál: minden hónapban 3-5 köszönöm-kupont ki kell osztani valakiknek, akik bármiben segítettek. Ez remek lehetőség a teljesítmény mérésére is. Nagyon fontos viszont, hogy ebben nincs verseny.

Majd hallgatói kérdések érkeztek szakártőinkhez.

Magdolna arra válaszolt, hogyan tanítható a home-office az idősebb generációnak?

Az ő vállalatuknál maga a szakma hozza a folyamatos edukációt. Így a digitális eszközöket, informatikát használata ennek köszönhetően az összes generációnak mindennapjainak részét képezi. Folyamatos oktatással, szabályozott rendszeren keresztül történik mindez. Mentorprogrammal dolgoznak, így a home-office-ban is mindig van kihez fordulni kérdéssel vagy segítségért.

Zsolthoz intézett kérdés volt: hogyan lehet egyszerűen mérni a hatékonyságot?

Zsolt erre egy náluk jól bevált példával válaszolt. Cégük dolgozói pólóméretben becsülik meg a feladatok nagyságát: S-M-L-XL. Ezekhez a méretekhez a tapasztalatok alapján hozzá tudják rendelni az emberi, anyagi és technikai erőforrás nagyságát, valamint jól meg tudják határozni az elvégzéshez szükséges időt. Ezután könnyebben követhető a csapat teljesítőképessége. Fontos még szerinte a feladat vizualizációja. Ehhez az irodában egy egész falfelületen tudták a cetliket ragasztgatni. Most online kicsit nehezebb, de vannak rá megfelelő programok.

Ildikó válaszolt arra a kérdésre, mit ajánlanak szakértőink az önfejlesztésre vezetőknek és beosztottaknak?

Ildikó szerint olyan szervezetekhez érdemes fordulni, akik évek óta önfejlesztő programokat működtetnek, mint pl. az Incorpora program, vagy akár az Egyszülős Központ.